Job Description

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Descripción de Puesto

Departamento

Administración

Ubicación

342 San Luis St., Suite 304, San Juan, PR 00920

Puesto

Asistente Administrativa

Depende de

María Miranda De Jesús

Título

Directora RRHH & Finanzas

Tipo de puesto:

Jornada completa

Media jornada

Contrato

Interno

Horario:

Operación – Lunes a Viernes: 8:00 am a 5:00 pm

Exento

No exento

Descripción general

La Asistente Administrativa es responsable por prestar apoyo administrativo de alto nivel a la organización y sus departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Operativos. Colaborará como intermediario principal para canalizar cualquier solicitud de visitante, cliente, empleado y gerencial de la empresa. Incluye proporcionar apoyo para asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía. Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.

Responsabilidades y COMPETENCIAS

• Colabora con la coordinación y la planificación de reuniones internas y externas

*Logística para organizar lugar reunión, servicios de comida, equipos, etc.

• Administrar archivo y documentos confidenciales
• Coordinación y administración de viajes, reservaciones de vuelos y hospedaje
• Mantenimiento de base de datos contactos de la empresa
• Realización y coordinación de inventario de compras, materiales y equipos de oficina, servicio cafetería, botiquín primeros auxilios u otros según requerido
• Canalizar cuadro telefónico, responder y transferir las llamadas
• Administrar disponibilidad de los conference y su uso
• Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
• Distribuir correspondencia recibida
• Realización de calendarios virtuales de reuniones y eventos de recordatorio
• Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa
• Atender las visitas
• Supervisar personal de Mantenimiento y cumplimiento de las tareas
• Creación y redacción de documentos
• Cualquier otra tarea designada por su supervisora o encargado inmediato, no limitada a lo antes mencionado

Requisitos de experiencia laboral

• Mínimo de 1 a 2 años de experiencia en Recepción o Asistente Administrativa
• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
• Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras, maquina de enmicados, proceso encuadernar, entre otros
• Manejo de tiempo, puntualidad y sentido de urgencia
• Habilidad analítica, metódico y habilidad numérica
• Altamente atento al detalle, organizado, honesto, ético y responsable
• Dominio de los programas Microsoft Office
• Capacitado para trabajar bajo presión y capaz responder alto volumen de trabajo
• Habilidad de trabajar en equipo
• Buena comunicación verbal y escrita, interpersonal y solución de problemas
• Experiencia en planificación, coordinación y gestión de actividades
• Capacidad demostrada gestión de tiempo y priorizar tareas para cumplir los plazos estipulados
• Capacidad para reservar la confidencialidad respecto de los negocios y asuntos de la empresa
• Atención al detalle y capacidad para solucionar problemas
• Orientada al resultado
• Poseer alto profesionalismo y habilidad de trato al clientes y compañeros

Requisitos académicos

• Estudios universitarios en Administración de Empresas

Demandas

• Trabajo mayormente sentado entre 7 a 8 horas aproximadamente para poder cumplir con éxito sus funciones esenciales
• Número de personas supervisadas directamente, 2 personas de mantenimiento
• Expuesto a uso de equipo computarizado en todo momento para realizar sus funciones
• Se requiere visión, hablar y escuchar para ejecutar sus funciones y capaz de ser entendido
• Estar disponible para trabajar horas extras en los casos de necesidad operacional que sea requerido
• Requerimiento de viaje en caso de ser necesario a las instalaciones República Dominica

Aprobado por

Maria Miranda De Jesús

Título

Directora RRHH & Finanzas

Firma asociado

Fecha

Declaración del Plan de Acción Afirmativa / Igualdad de Oportunidades en el Empleo

Insight Communications, Corp. ofrece igualdad de oportunidades de empleo a todos los empleados y solicitantes de empleo y prohíbe la discriminación y el acoso de cualquier tipo sin tener en cuenta la raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, genética, estado de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluyendo reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, retiro, transferencia, ausencia, compensación y capacitación.

Insight Communications, Corp.

342 San Luis St., Suite 304, San Juan, PR 00920

Tels. 787-625-1930, 787-625-1927, 787-625-1929 Fax. 787-625-1928

Lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
40 horas semanales 80 horas bisemanal

Job Tags

Work at office, Monday to Friday,

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